Kurumsal e-posta, firmanızın alan adıyla (ad@firma.com.tr) kullanılan e-posta hesabıdır. En yaygın seçenekler Google Workspace, Microsoft 365 ve hosting ya da kendi sunucunuzdaki e-postadır. Hangisini seçerseniz seçin, 1 Şubat 2024'ten beri Gmail tüm gönderenlerden en az SPF veya DKIM, günde 5.000'den fazla ileti gönderenlerden ise SPF, DKIM ve DMARC birlikte istiyor.
Bu sayfada
Kurumsal e-posta için hangi seçenekler var?
Kurumsal e-posta seçerken asıl soru "hangisi en ucuz" değil, ekibinizin nasıl çalıştığıdır. Takvim, belge paylaşımı, mobil kullanım, arşiv süresi ve yönetim kolaylığı fiyattan daha belirleyicidir. Güncel lisans ücretleri sağlayıcıların kendi sayfalarında değiştiği için teklifte ayrıca yazıyoruz.
| Seçenek | Güçlü yanı | Dikkat edilecek nokta | Kime uygun |
|---|---|---|---|
| Google Workspace | Gmail arayüzü, Drive, Meet, güçlü spam filtresi, mobilde kolay | Kullanıcı başına aylık lisans | Tarayıcı ve telefondan çalışan ekipler |
| Microsoft 365 | Outlook, Teams, Word/Excel masaüstü uygulamaları | Paket seçimi karışık; masaüstü Office her pakette yok | Office dosyalarıyla yoğun çalışan firmalar |
| Hosting veya kendi sunucunuzdaki e-posta | Ek lisans yok, sınırsız adres açılabilir | Gönderim itibarı ve spam filtresi sizin sorumluluğunuzda; IP kara listeye girebilir | Az kullanıcılı, bütçe hassas işletmeler; teknik bakım alanlar |
| Karma yapı | Yöneticilere Workspace/365, genel adreslere (info@, destek@) sunucu e-postası | Doğru yönlendirme ve kayıt yapılandırması gerekir | Kullanıcı sayısı fazla, lisans maliyetini düşürmek isteyenler |
Bizim önerimiz genellikle şöyle: 5 kişiden kalabalık ve dışarıya yoğun yazışan ekipler için Workspace ya da 365; tek kişilik bir işletme ya da birkaç genel adres için iyi yapılandırılmış sunucu e-postası. Hangisi olursa olsun, DNS ayarları yanlışsa en pahalı paket bile spama düşer.
E-postalarım neden spama düşüyor?
En sık sebep eksik ya da hatalı kimlik doğrulama kayıtlarıdır. Alıcı sunucu, e-postanın gerçekten sizin alan adınızdan geldiğini kanıtlayamazsa iletiyi spam klasörüne atar ya da hiç teslim etmez. Diğer sebepler: sunucu IP adresinin kara listede olması, ters DNS (PTR) kaydının olmaması, iletide çok sayıda bağlantı veya ek bulunması ve alıcıların sizi spam olarak işaretlemesi.
| Kayıt | Ne yapar | Sık hata |
|---|---|---|
| SPF | Alan adınız adına e-posta gönderebilecek sunucuları listeler | İki ayrı SPF kaydı; 10 DNS sorgusu sınırının aşılması |
| DKIM | İletiyi dijital olarak imzalar; yolda değiştirilmediğini kanıtlar | Sağlayıcıda DKIM'i etkinleştirmeyi unutmak; kısa (1024 bit) anahtar |
| DMARC | SPF/DKIM başarısız olursa ne yapılacağını söyler ve rapor ister | Hiç kayıt olmaması ya da doğrudan reject ile başlayıp kendi postasını engellemek |
| PTR (ters DNS) | Gönderen sunucunun IP'sini alan adına bağlar | Kendi sunucusundan gönderenlerde eksik kalması |
Kayıtların teknik ayrıntısını SPF, DKIM ve DMARC nedir yazısında örneklerle anlattık.
Gmail ve Yahoo'nun 2024 gönderen kuralları neler?
Google ve Yahoo, Şubat 2024'ten itibaren kendi kullanıcılarına e-posta gönderenler için zorunlu kurallar uygulamaya başladı. Bu kurallar yalnız toplu bülten gönderenleri değil, sıradan iş yazışmalarını da ilgilendiriyor; çünkü alt sınırdaki şartlar herkes için geçerli.
| Şart | Tüm gönderenler | Günde 5.000+ ileti gönderenler (toplu) |
|---|---|---|
| Kimlik doğrulama | SPF veya DKIM | SPF ve DKIM birlikte |
| DMARC | Önerilir | Zorunlu; en az p=none politikası |
| Alan adı hizalaması | — | Gönderen (From) alan adı SPF veya DKIM alan adıyla uyumlu olmalı |
| Ters DNS ve TLS | Geçerli ileri/ters DNS (PTR), TLS ile iletim | Aynı |
| Spam şikâyet oranı | Postmaster Tools'ta %0,3'ün altında | %0,3'ün altında |
| Abonelikten çıkma | — | Pazarlama iletilerinde tek tıkla abonelikten çıkma ve gövdede görünür bağlantı |
Kampanya e-postası gönderiyorsanız bu kurallar doğrudan teslim oranınızı belirliyor. Bülten aracınızın (Mailchimp, Brevo vb.) kendi alan adınızla DKIM imzası atacak şekilde ayarlanmaması, iletinin "via" ibaresiyle ya da spam klasöründe görünmesine yol açar.
Kurumsal e-posta kurulumu nasıl yapılıyor?
- EnvanterHangi adresler var, kim kullanıyor, kaç GB arşiv var, hangi cihazlardan erişiliyor, info@ gibi ortak adresler kime yönleniyor: hepsini tek bir listede topluyoruz.
- Seçim ve lisansKullanıcı sayısı ve çalışma biçiminize göre sağlayıcıyı birlikte seçiyoruz. Lisans hesabı sizin adınıza ve faturanız size kesilecek şekilde açılıyor.
- Alan adı doğrulamaSağlayıcının istediği TXT kaydıyla alan adınızın size ait olduğunu doğruluyoruz.
- KayıtlarMX, SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını yazıyoruz. DMARC'ı önce p=none ile raporlama modunda başlatıyor, raporlar temiz gelince quarantine ve reject'e yükseltiyoruz.
- TaşımaEski sunucudaki e-postaları IMAP üzerinden yeni hesaplara kopyalıyoruz; klasör yapısı korunuyor.
- GeçişMX kaydının TTL değerini önceden düşürüp geçişi mesai dışında yapıyoruz. Geçiş sırasında gelen e-postalar için son bir eşitleme daha çalıştırıyoruz.
- Cihazlar ve teslimTelefon ve bilgisayarlara kurulumu anlatan kısa bir rehber gönderiyor, ilk hafta test iletileriyle teslim durumunu kontrol ediyoruz.
E-postaları kaybetmeden sağlayıcı değiştirilir mi?
Evet, doğru sırayla yapılırsa. Kayıp genellikle iki yerde yaşanır: MX kaydı değiştikten sonra eski sunucuya düşen son iletiler ve telefonda POP3 ile indirilip sunucudan silinmiş eski yazışmalar. İlki için geçiş sonrası ikinci bir eşitleme yapıyoruz. İkincisi için taşımadan önce hangi cihazda ne kadar e-posta olduğunu soruyor, gerekiyorsa cihazdaki arşivi de aktarıyoruz.
Sitenizi de aynı anda başka bir sunucuya taşıyorsanız e-postayı ve web sitesini ayrı planlamak gerekir; ikisi aynı DNS bölgesini paylaştığı için bir kayıt hatası ikisini birden etkiler. Bu durumda web sitesi taşıma hizmetimizle tek bir plan hazırlıyoruz. Alan adı, DNS ve hosting kavramlarını karıştırıyorsanız temel kavramlar yazımız kısa bir özet sunuyor.
Kendi sunucumuzdan e-posta göndermek güvenli mi?
Mümkün, ama bakım ister. Kendi sunucunuzdan gönderdiğinizde IP adresinizin itibarı sizin sorumluluğunuzdadır. Aynı sunucuda hacklenmiş bir site spam göndermeye başlarsa kurumsal yazışmalarınız da kara listeye takılır. Bu riski azaltmak için web sitesi ile e-postayı farklı sunucularda tutmayı ya da gönderimi güvenilir bir SMTP servisi üzerinden yapmayı öneriyoruz.
Sunucunuz bize emanetse ters DNS, TLS, kara liste izleme ve günlük gönderim sınırlarını sunucu yönetimi kapsamında takip ediyoruz. Sitenizin ele geçirilip spam gönderdiğinden şüpheleniyorsanız önce hacklenen site kurtarma sayfamıza bakın; temizlik yapılmadan e-posta itibarı düzelmez.
Sık sorulan sorular
Kurumsal e-posta fiyatları neye göre değişir?
Sunucu e-postasında lisans yoktur ama barındırma ve bakım maliyeti vardır. Kurulum ve taşıma ücretimizi kullanıcı sayısı ve arşiv büyüklüğüne göre teklifte yazıyoruz.
Gmail hesabı yerine kurumsal e-posta neden gerekli?
firma@gmail.com gibi bir adres güven vermez, kolayca taklit edilir ve çalışan ayrıldığında hesabın kontrolü sizde kalmayabilir. Alan adlı e-postada tüm hesaplar yönetiminizdedir; ayrılan çalışanın postası başka birine devredilebilir ve SPF, DKIM, DMARC ile alan adınızın taklit edilmesi zorlaşır.
DMARC kaydını p=reject yapmalı mıyım?
Hedef o olmalı ama ilk gün değil. Önce p=none ile raporları toplayıp alan adınız adına kimlerin e-posta gönderdiğini görüyoruz: fatura programı, bülten aracı, web sitesi formu. Hepsi SPF veya DKIM ile doğrulandıktan sonra quarantine, en son reject aşamasına geçiyoruz.
Web sitemin iletişim formu e-postaları neden gelmiyor?
Formlar çoğunlukla sunucunun PHP mail fonksiyonuyla, alan adınız adına ama SPF'de tanımlı olmayan bir sunucudan gönderir. Bu iletiler Gmail ve Outlook tarafında reddedilir. Formu kimliği doğrulanmış SMTP üzerinden göndermek ve SPF kaydına bu kaynağı eklemek sorunu çözer.
E-posta taşıması sırasında e-posta alamaz mıyım?
Doğru planlandığında kesinti fark edilmez. MX kaydının yayılma süresi boyunca bazı iletiler eski, bazıları yeni sunucuya düşebilir; bu yüzden eski hesapları birkaç gün açık tutup son bir eşitleme yapıyoruz. Geçişi genellikle cuma akşamı ya da hafta sonu yapıyoruz.
Microsoft 365 mi Google Workspace mi?
Ekibiniz Excel ve Word dosyalarını masaüstünde yoğun kullanıyorsa ve Teams ile görüşüyorsa Microsoft 365 daha doğal olur. Tarayıcı ve telefon ağırlıklı çalışan, belgeleri ortak düzenleyen ekipler için Google Workspace daha sade gelir. İki tarafın deneme sürümüyle birkaç kullanıcıda test etmenizi öneriyoruz.
Bülten ve kampanya e-postalarını kurumsal hesabımdan gönderebilir miyim?
Birkaç yüz kişiye kadar tek tek yazışma sorun olmaz, ama toplu kampanyayı günlük iş hesabınızdan göndermeyin. Şikâyet oranı %0,3 eşiğini aşarsa iş yazışmalarınız da etkilenir. Kampanyalar için alan adınızla DKIM imzası atan bir bülten servisi ve mümkünse ayrı bir alt alan adı (ör. bulten.firma.com.tr) kullanmanızı öneriyoruz.
Projenizi konuşalım
İhtiyacınızı WhatsApp'tan kısaca yazın; kapsamı netleştirip aynı gün içinde size dönüş yapalım.
İlgili sayfalar
- Linux Sunucu Yönetimi: Kurulum, Güvenlik, Yedek ve İzlemeVPS ya da fiziksel sunucunuzu sıfırdan kuruyor, güvenliğini sıkılaştırıyor, yedeklerini düzenli alıp geri yüklemeyi test ediyoruz. Güncellem
- Web Sitesi Taşıma: Siteniz, E-postanız ve Sıralamanız Yerinde KalsınHosting firmanızı ya da sunucunuzu değiştirirken siteyi, veritabanını, e-postaları ve SSL sertifikasını kesintisiz taşıyoruz. Eski firmadan
- Site Hacklendi: Temizlik, Açığın Kapatılması ve Google Uyarısının KaldSitenize yabancı içerik eklendiyse, ziyaretçiler başka sitelere yönleniyorsa ya da Google "bu site saldırıya uğramış olabilir" diyorsa: zara
- SPF, DKIM ve DMARC Nedir? E-postalarınız Neden Spama Düşer?Teklif e-postanız müşterinin spam klasöründe mi kaldı? Çoğu zaman sebep içerik değil, alan adınızın DNS'inde eksik ya da hatalı üç kayıttır:
- Web Sitesi Temel Kavramlar: Domain, Hosting ve SSLWeb sitesi yaptırırken karşınıza çıkan terimler karmaşık görünür ama mantığı basittir. Domain adresiniz, hosting sitenizin durduğu yer, SSL